Печать: зачем она нужна и можно ли обойтись без нее

Печати и штампы представляют собой специальные формы удостоверения и защиты от подлога различной документации. Их оттиск на бумажном носителе является подтверждением подлинности информации и сведений, которые в нем находятся, и придает документу официальный характер. Только бумага с печатью обладают юридической силой.

Обязательна ли печать?

Необходимо в обязательном порядке заказать печать для компании в следующих ситуациях:

1. В организации планируется выдавать потребителям квитанции, товарные чеки вместо кассовых. Такие торговые документы относятся к бланкам строгой отчетности, и без оттиска печати являются недействительными.

Если компания обладает правом вести свою коммерческую деятельность без кассового аппарата, то печать обязательно должна присутствовать. К такой категории организаций относятся индивидуальные предприниматели, которые специализируются на ремонте обуви, оказании парикмахерских и репетиторских услуг и т.д., и юридические лица (ООО), оказывающие услуги населению, а не предприятиям.

1. Компания намерена нанимать сотрудников. На приказах о принятии на работу, переводе на другую должность, увольнении и других кадровых документах, а также в трудовой книжке должна присутствовать печать предприятия. Справки формы 2-НДФЛ и многая другая бухгалтерская документация, которая выдается работникам для подтверждения доходов и другой информации, являются недействительными без печати.
2. Организация использует корпоративные транспортные средства. Если деятельность предприятия связана перевозками и командировками, то необходимо заполнять путевые листы. На них в обязательном порядке ставится печать.

Многие документы не имеют юридическую силу и не являются действительными, если на них отсутствует оттиск печати предприятия согласно действующему российскому законодательству. К видам такой документации относится:

• договор, который содержит условия сделки;
• доверенность;
• первичная бухгалтерская документация, в которой содержатся суммы, используемые для налогообложения и вычета НДС;
• первичные кадровые документы: приказ о приеме на работу, командировочные удостоверения и т.д.;
• трудовая книжка;
• счет-фактура;
• документация, которая предоставляется в налоговые инстанции.

Рекомендуется иметь печати и штампы, так как их наличие имеет множество преимуществ.

Достоинства печатей и штампов

Компании, которые обладают печатной формой, обладают следующими возможностями:

• формирование положительного имиджа успешной и развивающейся компании. Предприятие не будет восприниматься как солидная организация партнерами, поставщиками, клиентами и инвесторами без печати;
• эффективная защита от подлога и подделывания важной документации. Именно штампы выступает в качестве гаранта подлинности документа;
• осуществление некоторых операций. Взаимодействие с банковскими и многими государственными структурами невозможно без печати;
• защита интересов компании в судебных органах. При спорах с налоговой инспекцией, подрядчиком, партнером или другим контрагентом официальные бумаги, на которых находится оттиск печати, помогут разобраться в ситуации.

Стоимость услуг по изготовлению печатных форм отличается доступностью – от 500 рублей. При этом перед компанией после получения печати открывается много возможностей. По этой причине руководителям предприятий, которые стремятся развиваться и занять достойное место среди конкурирующих организаций, рекомендуется заказать печати и штампы.